Preparación
01 · Definir el propósito
- Establece el objetivo de la actividad: ¿Mejorar un proceso específico? ¿Introducir innovación? ¿Aumentar la eficiencia?
02 · Seleccionar referencias externas
- Identifica procesos, estándares o prácticas de otras áreas, empresas, equipos o industrias que sean relevantes para el tema.
- Ejemplo: Si se evalúa un proceso de atención al cliente, incluir referencias de empresas reconocidas por su excelencia en ese ámbito.
03 · Preparar materiales
- Documentos o ejemplos de los procesos seleccionados para comparar.
- Herramientas de análisis visual como matrices o diagramas.
- Pizarras, notas adhesivas o herramientas digitales para registrar hallazgos.
04 · Organizar el espacio
- Si es presencial, prepara estaciones con información sobre los procesos externos.
- Si es virtual, crea carpetas o tableros colaborativos con datos accesibles para los participantes.
Instrucciones paso a paso
1
Introducción al propósito
- Explica que el objetivo es analizar procesos comparándolos con mejores prácticas o referencias externas, para identificar mejoras aplicables.
2
Presentación de los procesos a evaluar
- Describe brevemente el proceso propio que se quiere mejorar.
- Proporciona información relevante sobre las referencias externas seleccionadas.
3
División en equipos
- Divide a los participantes en equipos pequeños, asignándoles un área específica del proceso a analizar.
4
Análisis comparativo
- Cada equipo evalúa su área en comparación con las referencias externas, considerando:
- Fortalezas: ¿Qué estamos haciendo bien en comparación?
- Diferencias: ¿Qué hacen mejor las referencias externas?
- Oportunidades: ¿Qué podríamos adoptar o adaptar?
- Usa herramientas como matrices de comparación, diagramas de flujo o mapas de procesos.
5
Síntesis y propuestas de mejora
- Cada equipo presenta sus hallazgos y propuestas de mejora al grupo completo.
- Facilita una discusión para priorizar las acciones más relevantes y factibles.
6
Planificación de implementación
- Define los pasos necesarios para aplicar las mejoras identificadas, asignando responsables y tiempos estimados.
7
Cierre y reflexión
- Resume las principales lecciones aprendidas y el impacto esperado de las mejoras.
- Agradece a los participantes por su colaboración.
Materiales
Documentos o información sobre mejores prácticas o estándares externos.
Matrices o herramientas para registrar comparaciones (digitales o físicas).
Pizarras, notas adhesivas o tableros colaborativos para registrar hallazgos y propuestas.
Recomendaciones prácticas
Selecciona referencias relevantes
Asegúrate de que las prácticas externas sean aplicables al proceso evaluado.
Fomenta la creatividad
Anima a los equipos a adaptar, no solo copiar, las ideas externas.
Documenta el proceso
Registra las comparaciones y propuestas para su implementación y seguimiento.
Prioriza acciones
Enfoca las mejoras en aquellas con mayor impacto y factibilidad.
