Preparación
Instrucciones paso a paso
Propuesta de temas (5 min)
- Cada participante escribe los temas que quiere discutir: un tema por post-it, una idea clara por post-it. No hay restricciones sobre qué proponer —cualquier tema relevante para el grupo es válido.
- Cada persona presenta brevemente sus temas (30 segundos por tema) al grupo. El objetivo es que todos entiendan qué propuso cada quien, no que defiendan sus temas.
- Publicar todos los post-its en la columna "Para discutir".
Votación (2–3 min)
- Cada participante recibe 2 votos (dos puntos adhesivos, dos marcas con marcador, o dos clics en herramienta digital). Pueden distribuirlos como quieran: dos votos a un tema, un voto a dos temas distintos.
- Ordenar los post-its por número de votos, de mayor a menor. Este orden se convierte en la agenda emergente.
Discusión con time-boxing
- Mover el tema con más votos a la columna "Discutiendo". Iniciar un temporizador de 7 minutos (el tiempo estándar de Lean Coffee, aunque puede ajustarse según el contexto).
- Al sonar el temporizador, el grupo vota instantáneamente con pulgares arriba/abajo/neutro: ¿continuamos con este tema o pasamos al siguiente? Si la mayoría dice continuar, agregar 4 minutos más. Repetir si es necesario.
- Cuando el grupo decide parar, mover el post-it a "Discutido" y avanzar al siguiente tema más votado.
- Continuar hasta que se acabe el tiempo disponible o se agoten los temas.
Cierre (5 min)
- Revisar los temas discutidos: ¿hubo compromisos? ¿próximos pasos? ¿temas que requieren una conversación más profunda en otro espacio?
- Los temas que no alcanzaron a discutirse quedan documentados para una próxima sesión.
Materiales
Plataformas
Para sesiones virtuales o documentación colaborativa.
Recomendaciones prácticas
El time-boxing es innegociable. Un Lean Coffee donde se "solo cinco minutos más" repetidamente se convierte en una reunión normal con mejor agenda. La disciplina del temporizador es lo que hace funcionar el formato.
No limitar los temas propuestos. La tentación de filtrar temas antes de la votación destruye el valor del Lean Coffee. Cualquier tema que alguien considere relevante puede proponerse —la votación filtra la relevancia colectiva.
2 votos es el estándar porque obliga a priorización. Con 5 votos, casi todos los temas reciben algunos votos y el orden no cambia mucho. Con 2 votos, el grupo revela verdaderamente qué le importa más.
Capturar compromisos explícitamente al cierre. Un Lean Coffee donde las conversaciones son buenas pero no producen ningún compromiso concreto es entretenimiento, no trabajo. Terminar siempre con "¿quién hace qué para cuándo?" para los temas que lo requieren.
Ideal para reuniones recurrentes sin agenda fija. Equipos que se reúnen semanalmente con "¿de qué hablamos hoy?" como agenda generan mucho valor al sustituirla por el formato Lean Coffee —la conversación más importante siempre sale al tope.
Inspiración
- Equipos de desarrollo de software: El formato fue adoptado masivamente en comunidades ágiles para reuniones de comunidad de práctica (CoP) y retrospectivas informales —cualquier contexto donde el equipo necesita aprender juntos sin una agenda predefinida.
- Conferencias y eventos: El Lean Coffee se usa en conferencias como formato de "desayuno de trabajo": grupos de 8–12 personas se reúnen alrededor de un café antes del programa formal para discutir los temas que más les importan del evento o del campo.
- Docentes universitarios: Un departamento académico usa Lean Coffee mensualmente para que el cuerpo docente aborde temas curriculares, pedagógicos y administrativos de manera horizontal, sin que la reunión la domine el jefe de departamento.
- Organizaciones comunitarias: Una red de organizaciones sociales usa Lean Coffee para sus reuniones mensuales de coordinación —los temas más urgentes de cada organización compiten en igualdad de condiciones por el tiempo colectivo.
Fuentes consultadas
- Benson, J. & Barry, T. (2011). Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life. Modus Cooperandi Press.
- Lean Coffee. (2009). Lean Coffee Original Format Documentation. leancoffee.org.
- Kniberg, H. & Skarin, M. (2010). Kanban and Scrum: Making the Most of Both. InfoQ.
